Dankzij technologische vooruitgang personaliseert het onderwijs langs de principes ‘any time, any place, any path, any space’. Ook universiteiten en hogescholen bieden in toenemende mate moderne online- en offline-leerconcepten aan. Voor de benodigde flexibiliteit, schaalbaarheid en gebruikerservaringen is een passende IT-infrastructuur nodig die dit optimaal faciliteert. Vanuit onze adviespraktijk in de onderwijssector presenteren wij de visie op deze thematiek zoals gezien door een aantal van onze klanten.  Deze week het woord aan Ronald Stolk, Directeur Center for Information Technology (CIT) en CIO van Rijksuniversiteit Groningen.  

‘Ingesleten gewoontes ter discussie gesteld’

Ronald Stolk is als Directeur Center for Information Technology (CIT) en CIO sinds 2017 verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde zaken van de Rijksuniversiteit Groningen – een brede onderwijs- en onderzoeksinstelling met 40.000 studenten en 8.000 medewerkers. Daar vallen onder meer de IT-organisatie onder, de glasvezel-infrastructuur, de datacenters, applicaties en de hardware in de studiezalen onder. 

Naast de kantoorautomatisering, gericht op onder andere HR, financiën en facilitaire zaken, is er de ondersteuning van de domeinen onderzoek en onderwijs. Om dat zo goed mogelijk te kunnen doen is vijf jaar geleden een transformatie ingezet, die ruim twee jaar geleden is afgerond. IT-medewerkers werden in Agile-teams over domeinen georganiseerd. Consultants combineerde IT- en specifieke domeinkennis en gingen samen met docenten en onderzoekers op zoek naar de best passende oplossingen. Ook de reguliere dienstverlening werd op die manier ondersteund. 

De coronapandemie heeft nog zichtbaarder gemaakt hoe belangrijk digitalisering voor de universiteit is. “We drijven in die zin steeds meer op IT”, zegt CIO Ronald Stolk. “Vanuit een traditionele structuur ben je veel te traag om dat snel en adequaat te ondersteunen. Je moet daarom verantwoordelijkheden lager in de organisatie beleggen: mensen dienen tot zekere hoogte in samenspraak met de IT-consultants zelf beslissingen te kunnen nemen.”  

Expertise

Veel zaken worden op basis van de beschikbare expertise in-huis ontwikkeld. Denk qua onderwijs aan de mogelijkheden voor digitaal toetsen in speciale zalen, waarbij studenten bijvoorbeeld wel bepaalde informatie moeten kunnen opzoeken in Wikipedia, maar niet online mogen overleggen met vrienden. Dat vraagt om specifieke aanpassingen van het netwerk. Bij de digitale toetsen die studenten thuis kunnen maken hebben de vragen een willekeurige volgorde, wat overleggen moeilijk maakt. 

Ten aanzien van onderzoek draait het vaak om het faciliteren van dataverwerking, soms met eigen apparatuur en eigen datasets, waarbij uiteraard moet worden voldaan aan de FAIR-principes vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar. Daarnaast heeft de universiteit van oudsher mogelijkheden voor high-performance computing – ooit opgezet voor de dataverwerking van de Westerbork-radiotelescoop. 

De grootte en diversiteit van Rijksuniversiteit Groningen stelt Ronald Stolk – tevens professor klinische epidemiologie – en de zijnen voor de nodige uitdagingen als het gaat om een veilige, performante, beschikbare en passende IT-ondersteuning. “We bedienen de meest eigenzinnige bèta-onderzoekers, die zich bij voorkeur niet door standaarden laten beperken, maar ook filosofen die bij wijze van spreken hoofdzakelijk een tekstprogramma gebruiken.” 

Uitdagingen

Uiteraard ligt er binnen alle functies en domeinen een behoorlijke nadruk op security. Daarbij is het zaak dat studenten en medewerkers zich beperken tot centraal gefaciliteerde en gecontroleerde voorzieningen en dus niet zelf bestanden en gegevens gaan delen via Dropbox of andere diensten. “Dan kunnen hackers zo binnenkomen. Het delen van wachtwoorden met collega’s en assistenten wordt voorkomen door two-factor authenticatie.” 

“Bovendien is er qua security nog een gedragskant”, vervolgt Stolk. “Mensen moeten snappen dat je qua IT niet zomaar van alles aan zelf gekochte of ontwikkelde zaken naar binnen kan brengen. Zoiets zou bijvoorbeeld bij een bank ondenkbaar zijn. Daar gaat iedereen vanzelf mee in de standaard.” 

Daarnaast speelt er nog een andere spanning. “Bij universiteiten werken heel bijzondere en belangrijke mensen. Ze ontdekken mooie dingen voor de samenleving. Daarbij wordt nogal eens de grenzen opgezocht: eigen oplossingen bouwen voor onderzoek, zaken uitvinden. Die docenten en onderzoekers zijn onderdeel van een van de elf faculteiten, die allemaal anders georganiseerd zijn en dus een zekere mate van autonomie hebben. Ze hebben dus hun eigen wensen ten aanzien van dezelfde centrale IT-dienst.” 

Governance 

Anderson MacGyver heeft geholpen om daar zo goed mogelijk mee om te gaan. De vijf jaar geleden ingezette Agile-transformatie is daarbij ‘door-geëxerceerd’ om vragen en verzoeken eenvoudig te kunnen vertalen naar de best passende oplossingen. Ronald Stolk: “De optimale governance is overzichtelijk met vlakken en kleuren gevisualiseerd. Er wordt bovendien onderscheid gemaakt tussen IT-ondersteuning die je kunt uniformeren en IT waarmee je je als Rijksuniversiteit Groningen echt onderscheidt.” 

“Zo hebben we onlangs een tonnen kostende, vanuit het decentrale onderzoeksbudget gefinancierde rekencluster in de infrastructuur opgenomen. Soms is sprake van een grijs gebied, dan draait ergens een server onder een bureau of in een bezemkast. Dan heb je qua governance dus een uitdaging. Het traject van Anderson MacGyver heeft ons geleerd hoe je die zaken het beste kunt duiden en aanpassen.” 

“De blik van buiten door de experts van Anderson MacGyver is dat ze geen taboes kennen. Ingesleten gewoontes worden gewoon ter discussie gesteld. Ik ben tevreden over wat we voor elkaar hebben gekregen, en ik zal blijven werken naar ‘nog beter’.” 

Geïnteresseerd in de oplossingen van Anderson MacGyver voor digitale diensten?

Neem contact op met onze specialisten! Wij zijn u graag van dienst.